Aprovechar el abanico de posibilidades que ofrecen las últimas tecnologías, también es gestionar acertadamente. En lo que se refiere a las administraciones públicas, actualizar las estructuras, más que acertado es obligatorio. La digitalización del Archivo General de la Ciudad va a mejorar el acceso a la información. Se lo denomina como ArchiBA.
Todas las consultas que se requieran van a tener la posibilidad del acceso digital y de selección del tema que se necesite disponer. Lo mismo pasa con la respuesta, se concreta, casi de inmediato. El material que se procese al formato digital, incluye todo lo que esté archivado en papel. Nada de eso se pierde, ni un punto ni una coma. Otras de las ventajas están relacionadas con la preservación del material archivado y la contaminación del medio ambiente.
Por otra parte, no significa deshacerse del material histórico. Son documentos que acreditan la veracidad de la información. Por esa razón, también se procesan para ser conservados con las mejores garantías de sostenibilidad en el tiempo. Guardándolos en cajas de materiales adecuados para su protección. Este tipo de procedimientos es simplemente lo que se utiliza en todo el mundo.
Las gestiones de las administraciones públicas de la mayoría de los distritos importantes del mundo entero, se ha modernizado, archivando los datos en el formato digital. Buenos Aires que integra el círculo de las ciudades más importantes a nivel mundial, no podía esta ajeno a esos avances de la humanidad. Como lo viene haciendo últimamente con la incorporación de la mayoría de los trámites administrativos que se pueden realizar de manera online.
Incluso, ofreciendo asistencia a través de las islas digitales, en las sedes comunales y ofreciendo cursos de capacitación para los adultos mayores. El proyecto que apunta a realizar estos prioritarios cambios, fue denominado como ArchiBA y se implementa para aprovechar la utilización de las últimas tecnologías para: administrar, preservar, digitalizar, indexar (registrar de manera ordenada), expedientes, legajos, historias clínicas, planos, actas de matrimonio y los documentos gestionados.
Es un cambio de paradigma muy profundo en el aspecto del manejo del material de archivo. Donde están registradas, todas las gestiones realizadas, con la historia de la Ciudad con todos los elementos que atravesaron sus actividades, desde su fundación. Esto ocurre a partir del año 2009, por impulso de la Ley N° 3304 de Modernización de la Administración Pública:
“se introducen los “Archivos Electrónicos” como herramienta para garantizar la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la documentación y, también, como buena práctica para garantizar la transparencia y facilitar las políticas de acceso a la información a través de acciones y procedimientos que certifiquen la autenticidad, integralidad y preservación de la información a lo largo de todo el ciclo documental”.
Hasta el momento fueron parte de ese proceso, unos 6 millones y medio de documentos públicos. Calculados por el peso del soporte en papel, alcanza unas 84 toneladas. Desde el inicio de esta transformación, el erario público ha ahorrado una cifra aproximada en los 10 millones de dólares. La planta de 11 mil metros cuadrados de ArchiBA está ubicada en el barrio de Parque Patricios, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Con un plantel de 62 empleados especializados en las tareas de clasificar, archivar y conservar documentos de interés para los porteños. Toda esa información del archivo físico es digitalizada por medio de scanners de alta, incluso se utiliza para procesar grandes volúmenes de documentos en tamaño A4 y planos de distintos tipos y formatos. Con esas herramientas cuentan con una capacidad para digitalizar hasta 50 mil imágenes por día.
Al final del proceso de digitalización se ordena todo el material disponible y se archiva resguardando los contenidos. Que se pueden encontrar con búsquedas inteligentes que generan respuestas inmediatas. En todo el proceso realizado a la fecha, se han intervenido mas de 157.000 cajas y fueron digitalizadas unas 116.000 imágenes. Registrando un ahorro de más de 10 millones de dólares.
El proyecto continúa en desarrollo y se están elaborando diversas alternativas para profundizar los cambios hacia nuevas propuestas tecnológicas como la utilización de la (IA) Inteligencia artificial para algunos pasos del proceso. Están previstas las obras de ampliación de las instalaciones para disponer del espacio adecuado para organizar mejor las nuevas metodologías.
Por Francisco Grillo
